Los Sistema de Información Ejecutiva son una herramienta software basadas en un DSS (Sistema de Soporte a la Decisión), que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

 

Estos sistemas tienen como finalidad principal que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.

 

Un EIS suele necesitar de la implantación de un data warehouse o data mart que actúe como fuente central de información, unificando, depurando e integrando las distintas bases de datos operacionales de la compañía. Por otro lado, es posible adaptar la estructura del EIS a la teoría de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Kaplan y Norton, o bien a cualquier otro modelo de seguimiento de indicadores que maneje la organización.

 

 

Sistema de Información Ejecutiva (EIS)

 

El sistema de información ejecutiva (EIS) es una herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma

Estos Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva son herramientas software, que se basan en un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS), que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

En una forma más general, se puede definir un EIS como una aplicación informática que muestra informes y listados de las diferentes áreas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la monitorización de la empresa o de una unidad de la misma.

La finalidad principal de estos sistemas recae en que el ejecutivo de un departamento o compañía tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan de manera instantánea, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con sus objetivos establecidos en su plan estratégico u operativo, para determinar el plan de acción más adecuado.

El EIS consta entre sus características que, ofrece al ejecutivo un acceso rápido y efectivo a la información compartida, permite a usuarios con perfil no técnico construir nuevos informes y navegar por los datos de la compañía, con el objetivo de descubrir información que les resulte relevante utilizando interfaces gráficas visuales e intuitivas. Esta característica se debe, entre otras cosas, a que la interfaz gráfica de estas aplicaciones suele ser muy atractiva e intuitiva.  Suele incluir también, alertas e informes basados en excepción, así como históricos y análisis de tendencias. Por otro lado, es común que se puedan realizar subscripciones a los informes o listados más significativos. También es frecuente que permita la domiciliación por correo de los informes más relevantes.

Habitualmente un EIS suele necesitar de la implantación de un data warehouse o data mart que actúe como fuente central de información, unificando, depurando e integrando las distintas bases de datos operacionales de la compañía. Por otro lado, es posible adaptar la estructura del EIS a la teoría de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Norton y Kaplan, o bien a cualquier modelo estratégico de indicadores que maneje la compañía.

• Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.

• Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.

• Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfaces hombre-máquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.

• Pueden acceder a  información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización.

• El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica.

Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un largo proceso contra barreras tipo tecnológico, organizacional, psicológico, educacional, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una sola oportunidad de éxito o fracaso.


Se supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.


Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores basados en los siguientes criterios de evaluación:

a)
    Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.

b)
    Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito del sistema.

c) 
    Satisfacción. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el sistema.

d) 
    Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la organización recibe mas beneficios.

e) 
    Difusión. Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El número de personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios iniciales lo han probado.


En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones.


Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos.

Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el éxito esperado.


Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y Turban han profundizado en este campo, logrando definir diez factores críticos de éxito  claves:

• Apoyo y compromiso de la alta administración: La mayoría de los estudios reconocen la importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo que esté lo suficientemente comprometido con el sistema para invertirle el tiempo y esfuerzo necesarios para guiar su desarrollo y la vez entienda sus limitantes.

• Apoyo Operativo: Para afianzar el apoyo por parte del ejecutivo anterior, es necesario contar con la ayuda por parte del usuario.

• El líder del proyecto debe de tener conocimientos tanto técnicos como operacionales en función del negocio, además de poseer las habilidades de comunicación necesarias para interactuar con los altos ejecutivos.

• Tecnología apropiada: Es de gran importancia la selección tanto de hardware como de software en la aceptación del sistema.

• Administración de los datos: El sistema, a través de sus usuarios, debe ser capaz de agregar, extraer y tener datos confiables y accesibles desde medios internos como externos.

• Ligar claramente el EIS y los objetivos de la empresa: Debe de existir un claro enlace entre los objetivos de la empresa y los Beneficios del sistema.

• Manejo de la resistencia organizacional: La resistencia en toda organización es una causa siempre presente de fracaso en la implantación de nuevos proyectos. Este asunto se debe manejar con especial atención, ya que el flujo de datos en un sistema de información puede llegar a alterar datos que no reflejen la realidad.

• Administración de la evolución y la propagación del sistema: El uso exitoso del sistema por un usuario o por el ejecutivo mentor se traduce en la propagación del sistema y nuevas demandas de acceso a él. Aquí se deberá de contemplar, según evolucione el sistema, cual es el perfil de necesidades del usuario que solicita nuevos accesos, tomándolo en cuenta para futuras expansiones.

• Metodología de desarrollo de evolución: La manera más común de encontrar la forma en que la tecnología puede dar un valor al usuario es por medio del método de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar).

• Definir cuidadosamente los requerimientos de información: Algo muy importante en este proceso es la definición de los requerimientos de los usuarios. El éxito aplicará únicamente si estas necesidades son bien entendidas, lo cual no es una tarea fácil.

 

• Tecnológicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús son extensos.

                a)            

  
                b)
                    Falta de compromiso de los    usuarios.

                c)            
                    Falta de claridad del propósito del EIS en el ejecutivo patrocinador.

                d)
                    No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas.

                e)            
                    Usuarios no capaces de comunicar decisiones.

                f)
                    Resistencia organizacional.

1. Capacidad de visualizar y declarar problemáticas;
2. Capacidad de generar soluciones o abrir nuevas posibilidades;y
3. Capacidad de decicion

             ·Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto.

             ·Socio operativo.

             ·Personal idóneo en el departamento de informática.

             ·Tecnología apropiada.

             ·Administración de los datos.

             ·Relación clara con los objetivos del negocio.

             ·Manejo de la resistencia al cambio.

             ·Administración adecuada de la evolución y expansión del sistema.

a)    
   Cambios en el método de recolección de información, lo cual permite que la Dirección General no se involucre en la obtención de los datos en forma específica, sino que dirija más su atención al análisis de la información.

b)
   Mejoras en la integridad de los datos.

c) 
   Acelerar el proceso de obtención la información.

d)
   Cambios en la forma de presentar la información, utilizando técnica nuevas de presentación como gráficas, histogramas, dibujos y animaciones.

e)   
   Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a través de los cuales se pone atención en los factores críticos para mejorar el negocio.


Los factores que motivan la re conceptualización y el rediseño del proceso de planeación y control son:

           ·El funcionamiento rápido de los negocios de hoy implica que el enfoque tradicional de planeación de períodos de trimestrales esté cambiando; aunque el período mensual se mantiene en muchos casos, existe la creciente necesidad de contar con la información semanal o diaria.

            ·La disponibilidad de nuevas metodologías, tales como factores críticos de éxito.

             ·El rápido avance en las capacidades del hardware y del software.

             ·Cambios en los procesos de planeación y pronósticos.

             ·Automatizando el proceso de planeación de la compañía,

             ·Creando aplicaciones de planeación estratégica y análisis competitivo, las cuales se perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de datos.

             ·Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeación técnica y, a largo plazo, con aplicaciones que antes fueron concebidas para el control administrativo.

             ·Habilidad de realizar análisis específicos utilizando información que está en las bases de datos.


Los EIS deben diseñarse de tal forma que provean a la alta administración la información que emerja de las bases de datos, de preferencia relacionales.

• Una mejor integración con otras aplicaciones.

• Mejor software comercial para el desarrollo de EIS.

• Mejores interfaces sistema-ejecutivo.